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Son muchas las organizaciones que ya capturan, almacenan y recuperan documentos todos los días. Hasta hace poco los documentos llegaban a la empresa en forma de papel, sin embargo, con la transformación digital en la actualidad casi toda la documentación llega en formato digital. Y ante este panorama es necesario disponer de un gestor documental que ayude a los diferentes departamentos de la empresa a gestionar toda esta información.  

Porque, por ejemplo, antes de la llegada de una factura, en papel o digital, habremos tenido que comenzar con un pedido de la empresa y podremos asociarle una nota de entrega, un documento de aceptación e incluso un contrato. Y estos documentos pueden generar diferentes interacciones y procesos en diferentes departamentos de la misma empresa. 

Sin una gestión documental profesional, la gestión de toda esta documentación se nos antoja complicada. 

¿Qué es la gestión documental? 

Hablamos del conjunto de normas que aplicamos para gestionar los documentos de todo tipo que se crean y reciben en una organización. Un gestor documental debería facilitar su recuperación, permitir la extracción de información, la purga de aquello que no es necesario, la conservación de los importantes durante el tiempo en que sean útiles, así como la destrucción de todos aquellos que ya no necesitamos, usando para ello métodos eficaces y eficientes. 

Al referirnos a un sistema de gestión documental o DMS nos referimos a una manera autorizada de organizar, asegurar, capturar, digitalizar, etiquetar, aprobar y completar tareas utilizando una versión digital de estos documentos o archivos involucrados en la gestión de una organización. 

Y aquí es donde necesitamos un software que controle y organice los documentos de toda la organización, incorporando capturas y contenido, que utilice flujos de trabajo, repositorios de documentos, sistema de salida, sistemas de recuperación de información, etc. 

En la gestión documental son claves diferentes aspectos: 

  • Check-in / check-out y bloqueo necesario para la edición simultánea de un mismo documento, para que los cambios de una persona no sobreescriban los de otra. 
  • Control de versiones, de cara a mantener la historia de creación inicial de un documento y conocer sus diferentes versiones. 
  • Roll-back, una opción necesaria para “activar” una versión anterior en caso de error. 
  • Registros de auditoría, para permitir la reconstrucción de quien ha hecho algo en un documento durante la vida del mismo. 
  • Comentarios y marcas. 

Aunque podemos usar la gestión documental de manera independiente, en muchas ocasiones es un componente dentro de un entorno de gestión de contenido empresarial. 

Ventajas de un sistema de gestión documental 

Un sistema de gestión documental hace que para las empresas sea sencillo combinar archivos de papel y digitales en un único repositorio. 

Los documentos físicos pueden escanearse y los formatos digitales pueden ser importados. La idea es poder tener desde documentos generados por un procesador de texto, hojas de cálculo, presentaciones, archivos en formato PDF, imágenes, etc. 

  • Repositorio de documentos/archivos. Una gestión documental podemos utilizarla como repositorio central para todos los documentos importantes de la empresa. De esta manera, a posteriori, podremos acceder, ver, cambiar y compartir la información. Así dejaremos de perder tiempo buscando carpetas y archivadores para localizar un documento.
  • Seguridad de los documentos. Si la información vital cae en manos equivocadas pueden causar mucho daño. Un sistema de gestión documental permite proteger la información confidencial mediante políticas rigurosas de seguridad y un control de acceso basado en roles con usuarios autorizados, que pueden ver ciertos archivos y documentos. Además antes desastres naturales, si utilizamos un gestor documental basado en la nube, los datos críticos para la empresa se mantendrán intactos. 
  • Acceso en cualquier momento a los documentos. Ahora la localización es inmediata. Y si nuestro sistema de gestión documental está en la nube, los usuarios podrán acceder al mismo desde cualquier lugar y/o dispositivo. Una funcionalidad que permite la integración con terceros, lo cual elimina la entrada de datos redundante y permite un flujo de información sin interrupciones. Ahorrarás tiempo y esfuerzo, manteniendo la integridad y la precisión de los datos. 
  • Mejor organización. A través de etiquetas, categorías, metadatos los documentos son fáciles de organizar, localizar y recuperar. Buscando con las palabras adecuadas obtendrás resultados eficaces en segundos. 
  • Tiempo/eficiencia de costes. Un empleado eficiente ahorra tiempo. Y tiempo ahorrado significa dinero ahorrado. Y si juntamos mantenimiento y ejecución de un sistema de gestión documental podemos hacerlo con un coste muy bajo.
  • Compartir archivos. Con este sistema los diferentes usuarios pueden compartir y colaborar en archivos y documentos con sus colegas, controlando con quien comparten la información. Y con la funcionalidad de registro de auditoría podemos conocer quien ha visto o editado ciertos documentos o archivos, eliminando así errores de proceso o ineficiencias. 

Ventajas de la gestión documental en la nube 

Con un sistema alojado en la nube, el software es alojado por un proveedor y el acceso al mismo es online. A través de cualquier dispositivo móvil u ordenador conectado a internet podemos acceder a nuestro gestor documental. 

Habitualmente el coste implica una tarifa mensual por cada usuario, dependiendo del proveedor y no suele ser muy alta. Los principales beneficios que esto implica son: 

  • No necesitas un equipo TI para la instalación y ejecución de la solución. 
  • No tiene grandes costes iniciales. 
  • Acceso posible en cualquier momento y desde cualquier lugar. 
  • Copias de seguridad en la nube de forma automática. 
  • Finalmente, y, no por ello menos importante, una de las ventajas que podemos destacar es que un sistema basado en la nube proporciona una escalabilidad perfecta, que hace que el sistema sea flexible y pueda crecer o reducirse a medida que las empresas crecen o se contraen. 

La seguridad basada en la nube a menudo excede la de las propias instalaciones. Elegir un buen socio para una gestión documental en la nube es clave para evitar preocupaciones ante posibles infracciones.