¿Qué cambiará en el registro de jornada y el control horario en 2025?

¿Qué dice la normativa actual?

Desde 2018, el registro de jornada es obligatorio para todas las empresas en España. Esta legislación buscó combatir el trabajo no declarado y proteger los derechos de los trabajadores, estableciendo requisitos específicos:

• Registro diario de la jornada laboral. Se exige registrar la hora exacta de inicio y fin de la jornada, incluyendo las pausas.

• Almacenamiento de los registros. Las empresas deben conservar esta información durante al menos 4 años.

• Acceso garantizado. Los registros deben estar disponibles para los trabajadores, sindicatos y la inspección laboral en caso de solicitud.

• Cumplimiento de la privacidad. La información recopilada debe ajustarse al Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).

Cambios clave para el 2025

El anteproyecto de ley que entrará en vigor este año propone una transformación completa en el registro de jornada. Estas son las novedades más relevantes:

• Acceso en tiempo real por parte de la inspección laboral.
  A partir de 2025, los registros de jornada deberán estar disponibles en tiempo real para la inspección laboral. Esto implica que las empresas ya no podrán presentar registros atrasados o incompletos.

• Digitalización obligatoria.
  El uso de herramientas digitales será obligatorio. Métodos tradicionales como hojas de cálculo o documentos en papel ya no serán aceptados.

• Imposibilidad de manipular registros.
  Cualquier modificación en los registros deberá quedar documentada, incluyendo justificación y trazabilidad. Esto garantiza una mayor transparencia y reduce el riesgo de manipulación.

• Protección reforzada de los datos.
  Se aumentarán las medidas para garantizar el cumplimiento del RGPD, protegiendo la privacidad de los empleados.

• Incremento en las sanciones.
  Las sanciones serán significativamente más altas. Las infracciones leves podrán llegar a multas de hasta 7.500 euros por trabajador.

Implicaciones para las empresas

La nueva normativa representa un desafío para las empresas, pero también una oportunidad para mejorar sus procesos internos. Estas son algunas de las principales implicaciones:

• Mayor inversión en tecnología.
  Será imprescindible contar con sistemas digitales que cumplan con los nuevos requisitos. Esto incluye herramientas que permitan registrar, almacenar y acceder a la información en tiempo real.

• Cambios en la cultura organizacional.
  La obligatoriedad de utilizar medios digitales y garantizar la trazabilidad de los registros requerirá una mayor concienciación y formación de los empleados.

• Necesidad de adaptarse al RGPD.
  La protección de datos personales será más exigente, por lo que las empresas deberán asegurarse de que sus sistemas cumplen con todas las normativas.

• Riesgo de sanciones.
  El incremento en las multas hace que el incumplimiento de la normativa sea más costoso que nunca.

¿Cómo prepararse para los cambios en el fichaje?

Adaptarse a esta nueva realidad no tiene por qué ser complicado si se toman las medidas adecuadas con antelación. Aquí tienes algunas recomendaciones para estar preparado:

1. Digitaliza tus procesos.
   Invierte en herramientas digitales como que garantizan el cumplimiento normativo y facilitan la gestión del control horario. 

2. Forma a tu equipo.
   Asegúrate de que todos los empleados comprendan los cambios y sepan cómo utilizar las herramientas disponibles para registrar su jornada. 

3. Realiza auditorías internas.
   Evalúa el estado actual de tus registros y corrige cualquier posible incumplimiento antes de que entre en vigor la nueva normativa.

4. Consulta con expertos.
   Contar con asesoramiento legal y tecnológico puede marcar la diferencia para garantizar que tu empresa esté lista para 2025.

Kairos: La solución para el control horario de 2025

En Kairos entendemos la importancia de cumplir con la normativa y optimizar los procesos internos de tu empresa. Nuestra solución de control horario está diseñada para satisfacer las nuevas exigencias de 2025, ofreciendo:

• Registro en tiempo real.

• Trazabilidad y transparencia total.

• Cumplimiento garantizado con el RGPD.

• Informes automáticos y personalizables.