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Una política bien gestionada de control de gastos es una de la tareas más importantes para cualquier empresa que quiere desarrollarse y aumentar su productividad. La rentabilidad de todo negocio viene determinada por los ingresos y por los gastos. Y poner un límite en el gasto es importante para no comprometer a la organización.

Para un negocio pequeño quizás este aspecto tiene fácil solución, y puede hacerse de manera manual; sin embargo, cuando pensamos en los papeles y las personas involucradas en todo proceso de gestión de gastos, es muy posible, que nos encontremos ante una tarea compleja.

Cada mes este proceso se repite: comprobantes y tickets, validaciones por los responsables, envío a contabilidad, cumplimentación de hojas de gastos y reembolsos correspondientes.

Ante una situación así, una aplicación es una solución para estos procesos tan tediosos. Realizar los pasos anteriores de forma digital, utilizando la tecnología, es una buena solución.

Para analizar estas variables vamos a hablar sobre los gastos de empresa.

¿Qué son los gastos de empresa?

Podemos definir un gasto como una salida o un ingreso de dinero, en efectivo u otro medio de pago, y toda partida que disminuye el beneficio o que aumenta las pérdidas de la organización.

Hay muchos tipos de gastos: desde las materias primas usadas para elaborar productos, el alquiler de una oficina, logística, nóminas u otro servicio que tengamos contratado. Los gastos podemos categorizarlos como costos variables o fijos y gastos directos e indirectos.

Gastos directos

Hablamos de aquellos relacionados con la producción, que incluyen desde las materias primas hasta los recursos humanos y todos aquellos materiales que utilizamos para elaborar productos o prestación de servicios.

Gastos indirectos

Si bien son gastos que garantizan la producción no derivan directamente de ella. Aquí podemos ver los gastos derivados de las ventas, de administración y de la comercialización de los bienes ya producidos.

Gastos fijos

Son aquellos que son constantes y no cambian en relación a la cantidad de clientes ni por los volúmenes de producción. Son, por tanto, aquellos gastos que tiene la empresa simplemente por existir y tener actividad.

Gastos variables

En este caso son los gastos asociados al negocio o la producción y aumentan o disminuyen según lo hace la empresa. Son gastos que dependen de las circunstancias y la actividad de la empresa.

¿Qué son las hojas de gastos?

Son el elemento central para controlar las diferentes salidas e ingresos de dinero que suceden en las empresas: un documento en papel o digital que debe cumplimentar cada empleado para notificar y tramitar el reembolso de aquellos gastos realizados en relación con el desarrollo de su trabajo.

A los gastos que se generan fuera el lugar de trabajo, por desplazamientos, como viajes, comidas o alojamiento, pueden sumarse otros gastos propios de cada día, como la compra de materiales o servicios, por los que el empleados debe cumplimentar una hoja de gastos.

Estas notas tendrán el nombre del proveedor, el concepto del gasto, el importe y la fecha, y debes presentarla junto al comprobante o ticket, para su aprobación y posterior reembolso.

¿Quién está involucrado en el proceso de control de gastos?

Los actores de este proceso son quien hace el gasto, el gerente o responsable de área y la personas que se encarga de las finanzas.

Empleado

Es quien reporta los gastos realizados producto de su trabajo. Para ello cumplimentará los datos de las hojas de gasto, adjuntando los justificantes y enviando el pedido para su aprobación.

Gerente o Mánager de área

La persona que recibe el reporte de gastos y que debe aceptar o rechazar los pedidos siguiendo las políticas internas.

Hacer estas tareas de manera manual puede ser muy engorroso. Acumular papeles y recibos hace que usar un software de control de gastos sea la solución perfecta para automatizar estos procesos.

Departamento financiero o contable

Llegamos al tercer eslabón del proceso. Quien procesará las facturas y notas de gasto para efectuar el reembolso de los gastos aprobados.

Un software de control de gastos ayuda a desarrollar un trabajo más inteligente y fluido.

Las hojas de gastos pueden dar lugar a problemas como:

  • Pérdida de tiempo y entorpecimiento de las tareas diarias.
  • Tiempos lentos de respuesta.
  • Elevado gasto de papel.
  • El fraude puede aparecer y el control debe ser más exhaustivo.
  • Errores propios del ingreso manual de los datos.
  • Al almacenarlos puede haber errores.
  • A la hora de desarrollar informes es más complicado.
  • Extravío de comprobantes y documentación imprescindibles.

¿Software de control de gastos?

Definir una estrategia de gastos debe comprender no sólo el control sino también contemplar la complejidad que implica almacenar los tickets y facturas por un tiempo legal prudente de cara a justificar cualquier declaración de impuestos.

Gestionar, organizar y guardar estos elementos lleva implicada una burocracia compleja, de ahí la necesidad de contar con un software de control de gastos que agilice y facilite estas tareas.

Algunos beneficios que obtendrás con un programa de gestión de gastos

Debido a la digitalización de tickets y comprobantes no es necesario invertir mucho tiempo en el ingreso y clasificación de los documentos.

Optimización de los flujos de trabajo gracias a la automatización de la carga y envío de gastos.

Celeridad en la aprobación o denegación de gastos.

Reembolso a un sólo click.

Subir los gastos con una foto desde el móvil de forma rápida.

Comunicación eficiente entre empleados, responsables de área y el departamento financiero.

Acceso en todo momento al historial de gastos.

Clasificar y solicitar información personalizada sobre los gastos que requieran mayor análisis.

Facilidad para automatizar la aprobación, con solicitudes en el programa.

Gestión de gastos de viaje y dietas de forma mucho más simple.

Mayor análisis y seguimiento gracias a las funcionalidades de creación de informes.

¿Cómo escoger el mejor software de control de gastos?

Para comprender cuál es el mejor software de gestión de gastos deberías hacerte primero algunas de las siguientes cuestiones:

  • Cuáles son los desafíos de tu empresa.
  • Cuál es el tamaño de tu empresa y el volumen de gastos que gestiona.
  • Cómo gestionas los gastos y la información.
  • Te gustaría tener un software que permita que tus empleados sean más autónomos.
  • Cómo debe ser la interfaz.
  • Es posible la automatización de tareas.
  • Dispone de soporte técnico.

¿Estás buscando la mejor forma de gestionar y controlar tus gastos? El software de Recursos Humanos de Kairos es la solución para tu organización.

Te invitamos a solicitar una demo y aprende a gestionar los gastos de tu empresa.