En cualquier empresa cuando comienza una relación laboral o prestación de servicios, finaliza o hay variaciones en los datos del trabajador, deben ser comunicados a la TGSS (Tesorería General de la Seguridad Social).
Estas solicitudes deben estar firmadas por el empresario empleados o el autónomo o trabajador por cuenta ajena.
Un alta es un trámite administrativo que da comienzo a una relación jurídica entre el trabajador y la Seguridad Social. Por el contrario una baja, da por terminada esta relación, dando pie a la finalización de la cotización del empleado.
En relación con la variación de datos, hablamos de aquellas comunicaciones que afectan a los datos de identificación del trabajador, los datos laborales o los datos de domicilio, en el entorno de la Seguridad Social.
Este tipo de comunicaciones a la Seguridad Social son válidas desde el inicio de la actividad, salvo que haya sido solicitada fuera de plazo. Sucede igual con las bajas.
En el supuesto que el alta y la baja no coincidan con el inicio y el cese real de la actividad, el trabajador puede hacer una reclamación.
Existen situaciones en que finaliza la prestación de servicios y, sin embargo, aun estamos dados de alta en la Seguridad Social sin que sea necesaria una baja. Un supuesto que es conocido como “situación asimilada de alta” y que ocurre:
- Al mantener la inscripción como desempleado en la Oficina de Empleo.
- En las excedencias forzosas.
- Por excedencia por cuidado de hijos.
- En los supuestos de Servicio Militar o prestación social sustitutoria.
- Si la empresa es trasladada al extranjero.
- En trabajos de temporada, cuando hay periodos de inactividad.
- En aquellos casos que se produce una suspensión de un convenio especial.
- Cuando hay periodos de prisión por Leyes de Amnistía.
- Si has trabajado en una posición con riesgo de enfermedad profesional.
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En aquellos casos que queremos conservar el derecho de asistencia sanitaria para trabajadores por cuenta ajena que han permanecido o no dados de alta un mínimo de 90 días en el año anterior a la baja.
- O bien si queremos conservar el derecho a asistencia sanitaria para los trabajadores que están pendiente de una demanda por despido improcedente o en caso de nulidad.
¿Quién debe comunicar estas variaciones en los datos del trabajador, las altas y las bajas?
En este caso está obligada la propia empresa a comunicar en la Seguridad Social las altas, bajas, los cambios y/o las variaciones de los datos de sus trabajadores.
Si un empleado se traslada a otro puesto de la misma empresa en otra provincia, el empresario deberá gestionar la baja en la provincia de origen y el alta en la nueva provincia.
Si la empresa no realiza estos trámites, es el propio trabajador quien puede comunicarlo en la Tesorería General de la Seguridad Social, tal y como hacen los autónomos y los trabajadores por cuenta propia.
En aquellos casos en que ni la empresa ni el trabajador no cumplan con estas obligaciones y no comuniquen los cambios en las situaciones laborales, la Dirección Provincial de la Tesorería General podrá hacerlo de oficio.
Solicitudes de alta, baja, baja IT y variación de datos en la Seguridad Social
Si la empresa quiere solicitar el alta o la baja de un empleado debe conformar una solicitud con la siguiente información:
- Razón social o nombre del empresario.
- El código de cuenta de cotización del empresario.
- Régimen de la Seguridad Social.
- La identificación del trabajador: nombre, apellidos, DNI y domicilio.
En el supuesto del alta debemos comunicar el día de inicio de la actividad, el grupo de cotización, la ocupación, tipo de contrato y en caso de haberlo convenio o convenio colectivo.
Para las bajas, debemos comunicar el día del cese de actividad y la causa de la baja.
Si queremos modificar datos del trabajador en la Seguridad Social, cuando afectan a sus condiciones laborales debemos cumplimentar una solicitud con:
- Tipo de contrato
- Variaciones del grupo de cotización.
- Fecha de la variación.
- Y la ocupación.
Procedimiento para presentar las solicitudes de alta, baja, baja IT y variaciones de datos en la Seguridad Social.
Hoy en día estos datos pueden ser comunicados de manera electrónica o telemática.
- A través de sede electrónica, utilizando el servicio Alta en RETA.
- Mediante el sistema RED
- O bien a través de una plataforma de gestión de recursos humanos.
El plazo de presentación de alta en la Seguridad Social puede comunicarse hasta 60 días antes, y las bajas y variaciones el plazo es de 3 días naturales.