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Lo primero que vamos a destacar es: no es ilegal fichar en papel conforme al principio de legalidad al no estar expresamente prohibido en la normativa que rige el registro de Jornada (Artº. 34.9 del ET). 

Sin embargo, hay que tener en cuenta las siguientes consideraciones a la hora de analizar las consecuencias del fichaje de la jornada en papel. 

1. El registro de jornada, por la normativa de Protección de Datos, no puede ser accesible libremente por cualquier otro trabajador, salvo los que estén, previa y debidamente autorizados, en razón a su responsabilidad respecto al Registro de Jornada (Responsables de RRHH, Empresario, Representantes Sindicales). El resto de los compañeros no pueden tener acceso al RJ de un trabajador. 

2. La Sentencia del TJUE C-55/18: exige que:

          a. El registro de jornada garantice una protección eficaz de las condiciones de vida y de trabajo de los trabajadores y velar por que el efecto útil de esos derechos quede completamente asegurado, haciendo que los trabajadores se beneficien efectivamente de los períodos mínimos de descanso diario y semanal y del límite máximo de la duración media del tiempo de trabajo semanal establecidos en esta Directiva 2003/88. 

          b. El trabajador debe ser considerado la parte débil de la relación laboral, de modo que es necesario impedir que el empresario pueda imponerle una restricción de sus derechos. que, habida cuenta de esta posición de debilidad, podría disuadirse al trabajador de hacer valer expresamente sus derechos frente al empresario, en particular cuando la reivindicación de estos pudiera provocar que quedara expuesto a medidas adoptadas por el empresario que redundasen en perjuicio de las condiciones de trabajo del trabajador. 

          c. Que se determine objetivamente y de manera fiable el número de horas de trabajo diario y para asegurarse que se respeten los períodos mínimos de descanso y para impedir que se sobrepase la duración máxima del tiempo de trabajo semanal con el fin de dar plena efectividad a la Directiva 2003/88 y permita tanto a los empresarios como a los trabajadores de la posibilidad de comprobar si se respetan tales derechos. Por consiguiente, para garantizar el efecto útil de los los Estados miembros deben imponer a los empresarios la obligación de implantar un sistema objetivo, fiable y accesible que permita computar la jornada laboral diaria realizada por cada trabajador. 

Y señala que esto no se ve atenuado en absoluto por la obligación que incumbe a los empresarios en España de establecer, en virtud del artículo 35 del Estatuto de los Trabajadores, un sistema de registro de las horas extraordinarias realizadas por los trabajadores que hayan prestado su consentimiento a este respecto. La obligación de registrar únicamente las horas extraordinarias realizadas no ofrece a los trabajadores un medio eficaz capaz de garantizar, por un lado, que no se sobrepasa la duración máxima del tiempo de trabajo semanal establecida en la Directiva 2003/88, que incluye las horas extraordinarias, y, por otro lado, que se respetan en todas las situaciones los períodos mínimos de descanso diario y semanal contemplados en esta Directiva. En cualquier caso, esta obligación no permite paliar la inexistencia de un sistema que, por lo que respecta a los trabajadores que no hayan aceptado realizar horas extraordinarias, pueda garantizar el respeto efectivo de las normas relativas, en particular, a la duración máxima del tiempo de trabajo semanal. 

3. Estatutos de los Trabajadores prescribe en su Artº.- 34.9 que: La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo. 

4. Posibles consecuencias para el empresario del uso de papel

          a. Fiabilidad: El papel no garantiza suficiente que el fichaje se ha producido realmente al inicio y al final de la jornada laboral y en consecuencia la imposibilidad de manipulación no queda suficientemente garantizada, teniendo en cuenta la posición de debilidad del trabajador en la relación contractual que recoge el TJUE y la legislación española. 

          b. Mantenimiento durante 4 años: Si tenemos en cuenta que el registro debe conservarse durante 4 años las circunstancias anteriormente señaladas se agravan. 

          c. Prueba en contrario: Dada la posición de debilidad del trabajador, conforme a la ley y según han interpretado reiteradamente los tribunales, tanto europeos como las distintas instancias españolas, en caso de que el trabajador acuda a los tribunales a lo largo de esos 4 años, cualquier duda entre las pruebas presentadas por la empresa (El registro en papel) y otro medio de prueba del trabajador (testifical, correo electrónico del trabajador, etc) con apariencia de menor consistencia, la Magistratura tendrá resolver dando al trabajador con las consecuencias económicas, de cotización a la seguridad social, de IRPF que se pudieran derivar para la empresa durante el periodo referido. El registro en papel quedaría descalificado y por lo tanto carecería de eficacia jurídica.

          d. Valoración por la Magistratura: Distintas instancias de la Magistratura ya han denegado el carácter del registro en papel como elemento suficiente y adecuado para el registro de Jornada. 

En consecuencia, y si bien el registro en papel no es ilegal, su eficacia para la defensa de los intereses de la empresa puede verse gravemente comprometida. 

Fuente: Consejo Español para el registro de Jornada.