Tanto si tu empresa es pequeña o grande es seguro que procesas gran cantidad de documentos: nóminas, altas, bajas, hojas de registro de jornada, calendarios, contratos, cuadrículas de vacaciones… etc.
Y es posible que te preguntes si la gestión documental es la única función de las áreas de recursos humanos, porque da esta impresión. Lógicamente, no.
Es importante que los profesionales de Recursos Humanos optimicen su tiempo y puedan dedicarse a las personas, que son lo importante de nuestras organizaciones.
En este post vamos a conocer qué es la gestión documental y cómo la puedes gestionar.
La gestión documental para las pymes
Las pymes gestionan, en su día a día, tal cantidad de papeleo, que sus áreas de Recursos Humanos tienen muchas dificultades para su gestión ordenada, segura y actualizada.
La solución más sencilla es el uso de herramientas ajustadas a sus necesidades.
Gracias al uso de las nuevas tecnologías esto ha cambiado mucho y ahora las empresas pueden automatizar algunos procesos que en el pasado les llevaban horas.
Esta automatización de procesos unido a la IA para recaptar datos y la VR (Realidad Virtual) son muy útiles para realizar entrevistas en las que el empleador puede tener una idea mucho más clara de las habilidades de los candidatos.
En los años previos a la transformación digital los sistemas para administrar RRHH eran conocidos como HRIS; hoy en día son un software que conecta la administración de personas en la empresa con herramientas para gestionar la información y la comunicación entre ellas: procesan, controlan y almacenan todo tipo de documentos de los empleados.
Y gracias al software de gestión documental es posible gestionar toda esta información de forma digital y electrónica, y por supuesto estar al día.
Hablamos de bases de datos inteligentes que contienen información de las personas, mejorando la interacción con la misma, así como su tratamiento y su visualización: aspectos que la convierten en algo muy valioso, accesible y más sencillo de usar a la hora de tomar determinadas decisiones.
Por tanto se trata de plataformas que permiten planificar los costes de Recursos Humanos con mayor efectividad, mejorando la calidad y la productividad de todos los miembros de la organización.
Y para lograrlo necesitamos un programa de gestión de Recursos Humanos que controle actividades como la contabilidad, la gestión de personal, el pago de las nóminas y la contratación para utilizar menos personas en la gestión administrativa.
A continuación te invitamos a conocer algunas de las ventajas y beneficios que tiene utilizar un software de gestión documental:
- Lograr una mejor organización de la compañía.
- Estar al día en todo lo relativo a normativa y regulaciones.
- Ahorro de tiempo.
- Su utilización nos ayuda a centrarnos en la estrategia de Recursos Humanos, en el trato con los trabajadores.
- Mejorar la experiencia de los empleados.
- Tener una herramienta práctica y fácil de usar. Y muy intuitiva para empleados y gestores.
- Además aporta transparencia al trato de la información.
La gestión documental impresa forma parte del pasado, el papel corre el riesgo de estropearse, perderse y lleva mucho tiempo encontrarlo en muchas ocasiones.
La gestión documental digitalizada está a sólo unos clics y te va a simplificar el día a día.
También te ahorrará los problemas de privacidad que tienen los documentos en papel: permitir el acceso a sólo ciertos trabajadores mejora la fiabilidad en el manejo de la información y la seguridad y protección de la misma.
Y esto no es todo, un software de gestión documental de Recursos Humanos ayuda a la eficiencia, ya que el área de Recursos Humanos podrá dedicar más tiempo a:
- los proyectos estratégicos,
-
los empleados podrán acceder más fácilmente a su propia información,
- gestionarla de forma más activa y poder actualizarla.
Y siempre desde la comodidad de sus smartphones y tablets.
Te invitamos a conocer la gestión documental de Kairos solicitando una demo a uno de nuestros responsables de producto.