La gestión de proyectos junto a la asignación de gastos en una empresa podemos utilizarlo en diferentes sectores para proporcionar un servicio, desarrollar un producto o conseguir un resultado.
Los proyectos consumen recursos y generan resultados financieros en formato ingresos o activos.
La gestión de proyectos y las funcionalidades contables podemos usarlas en diferentes industrias.
En un call-center podemos describir las diferentes acciones necesarias para resolver una llamada. Una empresa de consultoría o una agencia de publicidad llaman proyectos a esas actividades. En el área de marketing, una campaña representa un conjunto de trabajos que debemos entregar en una fecha determinada.
Cualquiera que sea el nombre, estos proyectos involucran recursos, programación y costes, y la gestión de proyectos junto a la asignación contable ayudan a planificar, ejecutar y analizar estos proyectos.
Fases de todo proyecto
Podemos dividir la gestión de proyectos y su contabilidad en tres fases:
- Inicio
- Ejecución
- Análisis
Iniciando el proyecto
Durante el inicio del proyecto tenemos varios procesos claves:
- Utilizar una cotización de proyecto para comunicar al cliente la mano de obra, los gastos y los materiales estimados.
- Podemos registrar los términos de facturación, los límites y los acuerdos en un contrato de proyecto.
- Utilizaremos una estructura de descomposición del trabajo para su planificación y estimación de tareas.
- O bien, podemos configurar previsiones y presupuestos para guiar la ejecución del proyecto.
Creación de presupuesto de proyecto
En la fase inicial de todo proyecto un presupuesto del mismo permite ofrecer a un cliente una oferta no vinculante: incluimos, por ejemplo, los artículos y servicios presupuestados, información de contacto, acuerdos comerciales especiales, descuentos, impuestos y posibles recargos.
Además podemos incluir una carta de garantía para una transacción de presupuesto de proyecto entre su organización y el cliente, que podremos enviar al banco, para que éste emita la carta de garantía para el cliente.
Contratos de proyecto
Antes de firmar un contrato con cliente o con una fuente de financiación debemos crear un contrato de proyecto. Al crear el proyecto debes asignarlo al contrato correspondiente.
Descomposición del trabajo
La WBS o descomposición de trabajo en procesos depende del nivel de precisión que se requiera en las estimaciones y el nivel de seguimiento requerido frente a estas estimaciones.
Aquellos proyectos con tolerancia baja a los retrasos deben tener una WBS más detallada y requieren un seguimiento diligente del progreso del trabajo y sus costes.
Previsiones y presupuestos de proyectos
Podemos usar la previsión si nuestra organización tiene una perspectiva operativa y se centra en los ingresos y costes derivados de transacciones específicas.
Si por el contrario su organización pone el foco más en cantidades financiera, puede utilizar los presupuestos.
Cada uno de estos métodos tiene sus ventajas.
Creación de proyectos
A nivel de finanzas cada tipo de proyecto reconoce diferentes tipos de gastos e ingresos. El tipo de proyecto seleccionado dependerá del propósito del proyecto.
- Tiempo y material: facturamos al cliente por todos los costes en que incurre el proyecto. Incluye costes por horas, gastos, artículos y tarifas.
- Precio fijo: las facturas son transacciones a cuenta. Facturamos conforme a una programación basada en el contrato del proyecto.
- Inversión: proyectos que no producen ganancias inmediatas. Son muy utilizados a nivel interno.
- Proyectos de coste: utilizados habitualmente para hacer un seguimiento de los proyectos internos. Sólo registran horas, gastos y artículos.
- Interno: los utilizaremos para realizar un seguimiento del tiempo asociado con actividades que no podemos cobrar o no son productivas.
- Tiempo: las empresa los utilizan para realizar un seguimiento del tiempo asociado con actividades que no pueden cobrarse o no son productivas.
Asignación de trabajadores, categorías y recursos
Podemos programar recursos de capital humano en función de los requisitos y la gestión de un proyecto o de las habilidades y disponibilidad de los trabajadores.
Algunas formas utilizadas para la funcionalidad de programación de recursos:
- Utilizar información de las habilidades del trabajador, certificaciones o experiencia para corresponder a los requisitos del proyecto.
- Información sobre calendario y disponibilidad de un trabajador para que el horario del colaborar coincida con el horario del proyecto.
- Revisa la capacidad el trabajador y como la está usando en el proyecto.
- Disponibilidad del trabajador para que no existan conflictos de calendario con la asignación del proyecto.
- Revisemos con diferentes informes sobre el uso de los trabajadores.
- Modifica la asignación de recursos para varias unidades de tiempo, para optimizar la forma en que lo utilizan los empleados.
Ejecución del proyecto
Durante la ejecución del proyecto, los miembros del equipo o los gerentes registran el trabajo y los gastos incurridos mediante hojas de horas, informes de gastos y otros documentos comerciales.
Los jefes de proyectos pueden supervisar el consumo de los importes presupuestados para el proyecto. Los directores de proyecto pueden solicitar, recoger o adquirir materiales para proyectos mediante pedidos de compra y otros documentos comerciales, además podemos facturar a los clientes por el trabajo en curso.
Los ingresos se reconocen durante este proceso para que afecten a las finanzas de la organización.
El tipo de proyecto determina que procedimiento de facturación debemos aplicar. Solo son facturables dos tipos de proyectos (tiempo y material y precio fijo), que siempre llevan adjunto un contrato de proyecto.
Análisis del proyecto
Un proyecto lo utilizamos para agrupar transacciones que registran costes para después ser contabilizados en la contabilidad general.
Transacciones resultado de documentos empresariales, como partes de horas, informes de gastos, facturas de proveedores o transacciones de inventario.
El ciclo de vida de un proyecto suele empezar con estimaciones, previsiones y presupuestos que ayudan a planificar y anticipar el trabajo y el impacto financiero del mismo.
A medida que avanza un proyecto podemos evaluar no solo las transacciones producidas durante el mismo, sino también la precisión de sus estimaciones y previsiones, los índices de utilización de los miembros del equipo del proyecto y el éxito generla del mismo.
Para lograr una gestión de proyectos eficiente en cada una de estas fases podemos utilizar diferentes herramientas que nos hagan más sencillo y eficiente el trabajo y las tareas a desarrollar.