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La gestión de nóminas es muy complicada. Los departamentos de Recursos Humanos tienen que estar al tanto de todo y además comunicar a la asesoría laboral todos los cambios que ocurren durante el mes para que llegue la nómina a cada uno de los trabajadores correctamente.  

Y aquí es donde entran en juego las tan conocidas incidencias en nómina. Está claro que son una de las cosas mas importantes a tener en cuenta para que se pueda generar correctamente la nómina. 

Las incidencias de nómina podemos definirlas como todas aquellas alteraciones que afectan al cálculo de la nómina y todos estos cambios deben ser registrados por los departamentos de Recursos Humanos para comunicarlos a la asesoría laboral cuanto antes. 

Cómo puede suponer estos cambios pueden ser muy variados porque cada empresa y cada empleado son diferentes. 

Las 3 incidencias más comunes que solemos encontrarnos son: 

  • Altas o bajas médicas como una baja por maternidad, 
  • Cambios en el salario de los trabajadores, como por ejemplo el aumento debido a un variable, 
  • O las actualizaciones en el contrato de un trabajador, algo tan común como un cambio en los datos de la cuenta bancaria. 

Y quizás te preguntes por qué es necesario notificarlo cuanto antes. Sencillo, porque, aunque algunas incidencias como una baja por maternidad son previsibles, si podemos tenerlas bajo control. 

Puede haber otras como un accidente de trabajo en las que hay que notificarlo a la asesoría cuanto antes para que lo tenga en cuenta. Ocurre en ocasiones que cuando no se registra o se registra de forma incorrecta puede llevar a varios problemas: 

  1. Que el trabajador reciba una nómina incorrecta generando quejas entre los empleados por una mala gestión de las nóminas.
  2. Que originamos un conflicto a nivel legal y esto puede afectar en futuras inspecciones laborales.
  3. Y, evidentemente una mayor carga de trabajo para corregir el error. 

La introducción de datos de manera manual es afortunadamente cada vez menos común, pero sigue existiendo y para que no se generen determinados errores como las que se producen en la nómina te recomendamos usar herramientas digitales que nos facilitan el proceso 

Otro consejo que deberías tomar es mejorar la comunicación con la asesoría. Ellos son quienes generan la nómina y los encargados de asesorar en materia laboral. 

Descubre si ofrecen una única forma de comunicación para evitar todos esos miles de llamadas incluso mensajes de whatsapp. Si conseguís una comunicación sencilla y desde un único lugar podréis evitar errores y tener un flujo de información mucho más claro. 

Por último, recuerda la importancia de la nómina para el empleado. Respeta los tiempos para que al final de mes todos los empleados puedan recibir su salario correctamente: un empleado feliz es el primer indicador de que lo estás haciendo bien. 

En resumen, con una correcta gestión y comunicación de esas variaciones en la nómina lo que conseguiremos que no hace tanto. 

Si te interesa solucionar este problema en tu empresa en KairosHR facilitamos esa comunicación con la asesoría gestionando todas las incidencias en las nóminas desde un solo lugar. 

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Enrique Martínez

Responsable Comunicación Kairos.